Office Management And Filing System

Office Management And Filing System 
Hotel Redtop Jakarta | Kamis & Jumat, 27 – 28 September 2012 | Rp 3.500.000 ,- / Peserta

Keunggulan kompetitif dan efisiensi dari suatu organisasi sering terlihat dari hasil penerapan teknologi baru yang visioner yang terbukti memecahkan masalah bisnis secara umum. Terhadap dokumen perusahaan, di abad 21 saat ini, sistem dokumentasi sudah masuk pada tahapan generasi yang didukung oleh kecanggihan elektronik yang memudahkan organisasi untuk membuat dokumen, mengklasifikasinya, menyimpan rekamannya, mengambil, merevisi hingga memusnahkannya secara elektronik.

Namun demikian, masih banyak organisasi yang terjebak dengan dokumentasi oleh karena tidak adanya pengelolaan yang semestinya. Hasil mini-survey Fasilitator terhadap peserta pelatihan dan perusahaan-perusahaan yang telah mengundang untuk menerapkan sistem manajemen¸ menemukan bahwa :

1. 15% kertas kerja tidak tersimpan dengan rapi dan cenderung salah letak,
2. 30% dokumen di tempat kerja sudah obsolete,
3. 40% waktu pegawai digunakan untuk mencari dokumen yang hilang dan salah letak,
4. Pertumbuhan jumlah dokumen kerja meningkat 25% per tahun yang berarti menjadi berlipat ganda dalam 4 dalam 8 tahun berikutnya,
5. 50% dokumen dan arsip penting tidak ter-backup dengan baik, dan Organisasi menjadi chaos bila terjadi disaster (kebakaran hebat, gempa bumi, pembobolan/ perampokan dll).

Penerapan manajemen dokumen yang tepat apalagi menggunakan teknologi komputer, memberikan manfaat-manfaat :

1. Menurunkan biaya penyimpanan dokumen secara fisik, menurunkan biaya pemusnahan dokumen,
2. Pembuatan, revisi, distribusi, penyimpanan dokumen menjadi tertib dan rapi,
3. Dengan electronic document, kolaborasi menjadi lebih mudah karena siapa saja dapat melihat dokumen secara bersamaan, dimana hal ini tidak akan terjadi dengan dokumen kertas,
4. Dokumen yang terkini saja yang ada di tempat kerja, hal ini menghindari kesalahan kerja dan miskomunikasi,
5. Semua dokumen dan arsip ter-backup secara aman.

Lokakarya praktis ini memberikan kepada peserta :

1. Pemahaman begitu pentingnya pengelolaan dokumen perusahaan,
2. Kemampuan membuat dokumen pengendalian dokumen (ISO 9001:2008),
3. Kemampuan mengelompokkan dan menamai dokumen
4. Ketrampilan mengendalikan dokumen dari mulai membuat, merevisi, mendistribusikan, menyimpan hingga memusnahkan dokumen,
5. Ketrampilan menggunakan piranti pengelolaan dokumen,
6. Ketrampilan menggunakan komputasi awan (cloud computing) sederhana termasuk Office 365, Dropbox, Slideshare.net dan Google Doc,
7. Pemahaman persyaratan ISO 9001:2008 khususnya pada Pengendalian Dokumen dan Rekaman dan Pembuatan Prosedur

TOPIK

• Pemahaman istilah antara lain sistem, proses, prosedur, file, dokumen vs arsip, rekaman, data, data recovery center, cloud computing, archive, dll
• Manajemen dokumen secara umum
• Mengenal dokumen dan sifatnya dan standar pendokumentasian
• Konversi dokumen
• Pembuatan Master list dan menentukan masa kaji ulang, masa berlaku dan masa retensi dokumen
• Pembuatan Pedoman Pengendalian Dokumen
• Pengklasifikasian dan peng-indeksan dokumen
• Peralatan pendokumentasian fisik
• Komputasi awan dan bagaimana menggunakannya
• Peralatan pendokumentasian elektronik dan piranti berbayar dan gratis
• Tips and Tricks dalam Email Management menggunakan Microsoft Outlook, File Management dan Back up Management dengan Windows 7 dan Windows XP.

FASILITAS

Peserta  mendapat sebuah Workshop kit berisi materi hardcopy, materi softcopy (termasuk manual generik ISO 9001:2008, Template Prosedur  Pengendalian Prosedur, Prosedur Penulisan Presedur), Bonus : buku saku Pedoman Pembuatan SOP, piranti pendokumentasian, notes dan alat tulis, sertifikat, lunch dan coffee-break.

PERSYARATAN

Peserta wajib membawa komputer dengan platform Windows (XP/7

Instruktur :

Ady A Subagya
Fasilitator adalah seorang konsultan dan trainer yang berpengalaman dalam membantu organisasi menulis ulang business process-nya, membuat standard operating procedure, instruksi kerja/metode kerja, menerapkan ISO 9000, 14000, SMK3, OHSAS 18001. Sebelum independen, ia bekerja pada kelompok Siemens dan Daimler Benz.

Perusahaan yang telah didampingi antara lain: Energizer Indonesia, TEAC Indonesia, Berca Hardaya Perkasa, Yamaha Indonesia, Tobu Indonesia, Kiriu Indonesia, Subur, dan beberapa perusahaan lainnya

Biaya :

Rp 3.500.000 ,- / Peserta

Fasilitas :

Makalah,  Sertifikat,  Makan Siang,  Coffee Break

cforms contact form by delicious:days