IMPLEMENTATION OF SOFT OR HARD DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM WITH USING EXCEL 2007 & VBA FOR MANAGEMENT

BACKGROUND 

Tingginya tingkat persaingan organisasi bisnis dewasa ini semakin menuntut adanya proses perbaikan pengelolaan dokumen yang harus dilakukan oleh pihak manajemen organisasi dengan konsep yang logis dan sistematis berdasarkan kebutuhan dan kepentingan organisasi agar pemanfaatan dokumen, baik itu berupa hard document (paper document) ataupun soft document(dokumen hasil scanning atau dokumen yang dihasilkan oleh program elektronik, seperti file dengan akhiran *.xls, *.xlsx, *.doc, *.docx, *.ppt, *.pptx) dapat dimaksimalkan sehingga dapat meningkatkan services, baik kepada internal customer ataupun external customer.

Proses perbaikan pengelolaan dokumen yang harus segera dilakukan oleh pihak manajemen adalah membuat jadwal retensi dokumen dan mengembangkan sistem penataan file ( File Cataloguing System ) untuk kategori file dokumen records dan archives pada media penyimpanan komputer  untuk mendukung penyimpanan dan pembuatan sistem temu balik dokumen digital ataupun hard document pada lemari filing ataupun gudang arsip (document tracking system).

Minimnya penggunaan aplikasi komputer terutama aplikasi Excel 2007 yang umumnya selama ini digunakan oleh pihak manajemen menyebabkan sulit untuk mewujudkan dan mengimplementasikan hal tersebut di atas.

Padahal dengan hanya menggunakan aplikasi Excel 2007 yang sudah ada ditambah sedikit saja penggunaan teknologi VBA-nya (Visual Basic Application), pihak manajemen dapat membuat dan mengembangkan sendiri aplikasi File Cataloguing System ) baik untuk soft atau hard document dengan document tracking system-nya untuk file dokumen records dan archives.

 OBJECTIVES

Setelah mengikuti pelatihan ini peserta diharapkan mampu untuk  :

1. Memahami tujuan dan manfaat dari pengelolaan dokumen.
2.  Memahami konsep dokumen dalam definisi file, records dan archive.
3. Memahami konsep dua model dalam pengelolaan arsip ; Life Cycle Model and Records Continuous Model.
4. Memahami standar implementasi digitalisasi dokumen berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik.
5. Memahami standar implementasi waktu penyimpanan dokumen perusahaan (jadwal retensi dokumen) dan pemusnahan dokumen perusahaan berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43Tahun 2009.
6. Memahami konsep records management system dan electronics document filing system.
7. Memahami tahapan-tahapan filing system.
8. Memahami 3 metode filing system.
9. Memahami prosedur pemberkasan arsip
10. Memahami konsep dari 5 macam sistem pengindeksan dokumen.
11. Memahami standar waktu maksimum temu balik (retrievel) dokumen.
12. Memahami standar pengendalian dokumen berdasarkan ISO 9001.
13. Mampu membuat jadwal retensi dokumen untuk file records dan archives dengan Excel 2007.
14. Mampu membuat File Cataloguing System untuk file records dan archives dengan Excel 2007 dan Visual Basic Application (VBA).
15. Mampu membuat Document Tracking System untuk records dan archives dengan Excel 2007.
16. Membuat Document Category Report untuk file records dan archives dengan Excel 2007.
17. Mampu membuat form – form sheet aplikasi yang sudah dibuat menjadi aman dari perubahan entry data yang tidak diperkenankan (entry yang diproteksi dan yang tidak diproteksi), rumus yang tidak bisa dihapus, bahkan tidak bisa dilihat oleh user.
18. Memahami aspek-aspek yang harus diperhatikan dalam implementasi sistem arsip elektronik

SYLLABUS

1.      Tujuan pengelolaan dokumen.

2.      Manfaat pengelolaan dokumen.

3.      Definisi  file, records dan archive.

4. Life Cycle Model Concept.

5. Records Continuous Model Concept.

6.      Digitalisasi dokumen berdasarkan UU RI No. 11 Th 2008 tentang ITE.

7.      Standar Penerapan Pengelolaan Dokumen Perusahaan berdasarkan UU RI No. 43 th 2009.

8.      Records management system fundamentals

9.      Electronics document filing system fundamentals.

10.  Step by step of filing system.

11.  Filing system distribution methods.

12.  Prosedur pemberkasan arsip

13.  5 macam sistem pengindeksan dokumen.

14.  Standar waktu maksimum temu balik (retrievel) dokumen.

15.  Standar pengendalian dokumen berdasarkan ISO 9001.

16.  Membuat Jadwal retensi dokumen dengan Excel 2007.

17.  Membuat File Cataloguing System dengan Excel 2007 dan Visual Basic Application (VBA).

18.  Membuat Document Tracking System dengan Excel 2007.

19.  Membuat Document Category Report Summary dengan Excel 2007.

20.  Menambahkan metode Allow Users to Edit Ranges, Hidden protection and Protect Sheet pada  Form – form sheet aplikasi yang sudah dibuat dengan Excel 2007.

18.   Aspek-aspek yang harus diperhatikan dalam implementasi sistem arsip elektronik.

AUDIENCE TARGET