TATA KELOLA KANTOR, DOKUMEN, SURAT & INVENTARIS PERUSAHAAN

TATA KELOLA KANTOR, DOKUMEN, SURAT & INVENTARIS PERUSAHAAN

Yogyakarta | 19 – 21 Mei 2015 | IDR 6.000.000 per peserta
Bali | 19 – 21 Mei 2015 | IDR 8.000.000 per peserta
Bandung | 19 – 21 Mei 2015 | IDR 6.500.000 per peserta
Yogyakarta | 24 – 26 Mei 2015 | IDR 6.000.000 per peserta
Bali | 24 – 26 Mei 2015 | IDR 8.000.000 per peserta
Bandung | 24 – 26 Mei 2015 | IDR 6.500.000 per peserta

Jadwal Training 2015 Selanjutnya …

DESKRIPSI

Manajemen kantor dan arsip merupakan hal keseharian yang bila tidak dikelola dengan baik dapat berubah menjadi masalah besar. Pada prinsipnya, manajemen kantor dan arsip bermula dari pemilihan suatu sistem dasar, idealnya didasarkan oleh sistem 5S (lean office) yang pada prakteknya di sesuaikan sesuai kebutuhan. Selanjutnya pengelolaan arsip dan aset, dalam hal ini mencakup “master book” lokasi aset, status aset, penomoran aset, memiliki kesamaan dengan pengelolaan arsip. Hal yang dibedakan adalah pada manajemen arsip dilakukan pula manajemen korespondensi.

Hal lain yang merupakan masalah utama adalah manajemen waktu diri dan atasan. Beragam situasi dalam konteks aktual merubah situasi normal menjadi kritis dan genting. Pendekatan mengatasi hal ini membutuhkan sentuhan smart-contingency, yang tentu saja berbeda untuk beragam situasi, hal mana hanya diperoleh dari pengalaman.

Pelatihan tata kelola kantor ini dirancang bagi mereka yang bertanggung jawab mengelola kantor, baik sebagai office manager, GA Officer,maupun sekretaris, sehingga dapat mengantisipasi dan menyesuaikan diri dengan lingkungan bisnis global yang penuh tuntutan, sesuai standar kompetensi dalam mengelola kantor, aset, arsip, dan waktu (time management) agar mampu meningkatkan efektifitas, efisiensi & profesionalitas kerja.

MATERI TRAINING TATA KELOLA KANTOR, DOKUMEN, SURAT & INVENTARIS PERUSAHAAN

Paradigma dan Filosofi Manajemen Kantor Modern

• Keunggulan bersaing di era informasi dan design.
• Efektivitas pengelolaan kantor dan hubungannya dengan manajemen manusia.
• Efektivitas alur kerja dan tata-ruang kantor dalam pengelolaan produktivitas.
• Standarisasi pengelolaan kantor Model jepang vs barat dan implikasinya.

Prinsip Dasar Manajemen Kantor & Filing Berdasarkan 5S (5R)

• Membahas tentang konsep 5 S, penerapannya di tempat kerja dan bagaimana sistem 5 S bekerja.
• Memahami Makna Pilar Utama Seiri (Ringkas) dan Seiton (Rapi), Seiso (Resik) dan Shitsuke (Rawat).
• Memahami Makna Pilar Utama Seiketsu (Rajin) dan Integrasi Kelima Pilar serta studi kasus (identifikasi dan peningkatan pemahaman)

Aturan (Pedoman) Umum Pengelolaan Arsip dan Inventaris Kantor

• 4 Level arsip dilihat dari unsur strategis bisnis: strategic plan, SOP, Manual dan Usual-Business documents.
• Latihan: menentukan tingkat urgensi dan confidentiality arsip.
• Beragam bentuk arsip, perlakuannya, dan Tujuan penyimpanan arsip.
• Jenis-jenis arsip dan cara penggolongannya
• Kewenangan sekretaris / pengelola arsip, dan
• Bagaimana mengamankan arsip yang bersifat RAHASIA

Sistem Korespondensi & Pengarsipan (Manajemen Arsip Dinamis)

• Membahas pengertian arsip, langkah-langkah pembuatan arsip, teknik mengelola arsip dan pemeliharaannya.
• Membahas tentang tahapan filing yang baik dan jenis-jenis filing system yang tepat di perusahaan.
• Electronic Filing, document management software (system), trend baru dan model pelaksanaannya.

Aspek Strategis dan Trend Ke Depan Manajemen Filing Modern: Penerapan E-Filing dan Document Management

• Trend terbaru: electronic filing dan document management dalam bisnis.
• Beragam keunggulan dari electronic filing dan document management pada:
• Penemuan arsip, penyusutan arsip, penilaian, pemindahan dan pemusnahan arsip.
• Alur surat keluar dan surat masuk serta alih media termasuk media digital.
• Sistem indeks dan abjad dalam filing.

Pentingnya SOP dalam bisnis: Pembuatan, Penerapan, Pelembagaan

• Pemahaman tentang pentingnya SOP, apa Benefit dan Costnya.
• Sejarah terjadinya SOP terkait dengan pendekatan yang dipilih : hirarki, beda pendekatan = beda istilah.
• “Motivasi” & Urgensi dasar pembuatan SOP : Mendapatkan kelulusan sertifikasi.
• Perbaikan proses (lebih ringkas / cepat / lengkap).
• Peringkat kinerja dan service level.
• Tehnik Melibatkan banyak stakeholder.
• Pengaruh SOP guna Peningkatan kinerja para karyawan, dalam kaitannya dengan divisi yang terkait.

Change Management Dalam Penerapan SOP Baru

• Penggunaan SIPOC review dalam Change Acceleration Process ala GE (Six Sigma).
• Merubah habit atas SOP: studi kasus (Gemba Kaizen) dan Walk the talk.
• Diskusi kelompok tentang bentuk ACTION PLAN yang mungkin bagi pelaksanaan di kelompok kerja masing-masing,
• Menindak-lanjuti hasil diskusi kelompok dengan penentuan waktu pelaksanaannnya

Latihan Pembuatan dan Finalisasi rencana kerja pembuatan SOP dan Sistem Kearsipan Perusahaan

• Review ulang materi pelatihan dan rencana kerja.
• Penugasan Individu berdasarkan lingkup ruangan (corner & office)
• Latihan Final dan presentasi kelompok membuat rencana kerja:

• pembuatan tim,
• Rencana gemba Kaizen
• Rencana Implementasi
• Rencana pembudayaan.

Keterangan: 5S = Seiri, Seiton, Seiso, Shitsuke, Seiketsu atau Bahasa Indonesia

  5R = Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, Rajin

DELIVERY TYPE

Lecturing, workshop, interactive consultation, case study, and presentation

INSTRUCTOR
Dra. MC Maryati,MM

TIME & VENUE

•  19-21 Mei 2015
•  26-28 Mei 2015
•  3-5 Juni 2015
•  15-17 Juni 2015
•  23-25 Juni 2015
•  1-3 Juli 2015
•  7-10 Juli  2015
•  21-23 Juli 2015
•  11-13 Agustus 2015
•  18-20 Agustus 2015
•  25-27 Agustus 2015
•  2-4 September 2015
•  8-10 September 2015
•  28-30 September 2015
•  6-8 Oktober 2015
•  20-22 Oktober 2015
•  28-30 Oktober 2015
•  3-5 November 2015
•  10-12 November 2015
•  24-26 November 2015
•  2-4 Desember 2015
•  14-16 Desember 2015
•  21-23 Desember 2015
• Hotel Ibis Styles Dagen | Yogyakarta

TRAINING FEE

• IDR 6.000.000 per participant (Non-Residential)
• Minimal participants : 2 persons (Yogyakarta)
• Yogyakarta : Ibis Styles Dagen, Ibis Malioboro, Horison Ultima-Riss, Harper Mangkubumi, 101 Hotel, Grand Tjokro, Novotel, Grand Aston, Phoenix Hotel | Kuota Min. Peserta: 2 orang
• Bali : Ibis Styles Kuta, Ibis Dewi Sri, Ibis Bali Kuta, Ibis Circle Kuta, Harris Hotel | IDR. 8.000.000 Per Peserta (Non-Residential) | Kuota Min. Peserta: 5 orang
• Bandung : De Batara, Amaris, Golden Flower Hotel | IDR. 6.500.000 Per Peserta (Non-Residential) | Kuota Min. Peserta: 5 orang

FACILITIES

• Training module (hard & softcopy)
• Training kit (bag or backpack)
• 2x coffee break, 1x lunch
• Souvenir
• Sertifikat Training Tata Kelola Kantor
• Training Photo
• Picking-up service from Airport/Railway station to hotel (for at least 2 participants from the same company)

cforms contact form by delicious:days