Manajemen Filing & Tata Kelola Kantor

Manajemen Filing & Tata Kelola Kantor

Jogjakarta Plaza Hotel, Yogyakarta | 20 – 22 Januari 2014 | Rp.  6.800.000, –

DESKRIPSI

Tuntutan global dewasa ini mendorong aktifitas kantor untuk mengikuti perkembangan teknologi informasi yang up to date. Manajemen kantor dituntut untuk tidak saja memberikan pelayanan yang dibutuhkan tetapi mengambil inisiatif agar pekerjaan dapat diselesaikan tepat waku, tepat sasaran dan dengancara yang sifisien. Staff dituntut untuk  memiliki pengetahuan yang memadai dan terbaru mengenai administrasi perkantoran. Pengetahuan tersebut meliputi antara lain tentang pengelolaan informasi (mengumpulkan, mencatat, menggandakan, mendistribusikan, serta menyimpan data dan informasi) dan pelayanan tata usaha kantor (tata ruang kantor, pelayanan telepon, serta pelayanan tamu). Pelatihan ini dirancang bagi karyawan yang bekerja di bagian administrasi, baik sebagai office manager, staf administrasi, maupun sekretaris, agar mereka mampu meningkatkan profesionalitas kerja guna mengantisipasi dan menyesuaikan diri dengan lingkungan bisnis global yang penuh tuntutan.

SASARAN

• Memahami fungsi dan peran kantor dalam organisasi
• Mampu mengelola informasi yan dibutuhkan oleh unit-unit lain
• Mampu menyimpan dan mengelola arsip (sistim filling) dengan baik
• Memahami pentingnya Standard Operation Procedure (SOP) untuk kelancaran aktifitas kantor

OUTLINE

Paradigma Dan Filosofi Tata Kelola Kantor Modern

• Keunggulan bersaing di era informasi dan desain.
• Efektifitas pengelolaan kantor dan hubungannya dengan manajemen manusia.
• Efektifitas alur kerja dan tata-ruang kantor dalam pengelolaan produktivitas.
• Standardisasi pengelolaan kantor Model Jepang vs Barat dan implikasinya.

Konsep Modern Office

• Pengertian kantor dan administrasi perkantoran
• Ruang lingkup administrasi perkantoran
• Tujuan administrasi perkantoran
• Karakteristik administrasi perkantoran modern

Ruang Lingkup Manajemen Perkantoran

• Pengelolaan sumber daya kantor
• Pengaturan kegiatan- kegiatan/aktifitas kantor
• Pengadaan perlengkapan pendukung kantor
• Pemeliharaan perlengkapan kantor
• Struktur organisasi kantor

Tata Ruang Kantor

• Pengertian dan tujuan tata ruang kantor
• Azas tata ruang kantor
• Jenis tata ruang kantor
• Fasilitas kantor
• Penyusunan tata letak fasilitas kantor
• Tata lingkungan kantor
• Prinsip 5R dalam tata ruang kantor

Korespondensi

• Pengertian, ciri, fungsi, dan jenis surat
• Bagian-bagian surat
• Format surat
• Bahasa surat
• Langkah-langkah penyusunan surat
• Mengurus dan mengendalikan surat masuk dan surat keluar

Dokumentasi dan Pengarsipan

• Pengertian arsip dan pengelolaan arsip
• Jenis arsip
• Tujuan Pengelolaan Arsip
• Penggandaan dan pendistribusian arsip
• Penataan arsip (klasifikasi dan pengkodean arsip)
• Pemeliharaan dan penyimpanan arsip vital
• Peminjaman arsip
• Penyusutan arsip
• Hal-hal yang harus diperhatikan dalam pengelolaan arsip

Aturan (Pedoman) Umum Pengelolaan Arsip Dan Inventaris Kantor

• 4 Level arsip dilihat dari unsur strategis bisnis: strategic plan, SOP, Manual dan Usual-Business documents.
• Latihan: menentukan tingkat urgensi dan confidentiality arsip.
• Beragam bentuk arsip, perlakuannya, dan tujuan penyimpanan arsip.
• Jenis-jenis arsip dan cara penggolongannya
• Kewenangan sekretaris / pengelola arsip.
• Bagaimana mengamankan arsip yang bersifat RAHASIA.

Sistem Korespondensi & Pengarsipan (Manajemen Arsip Dinamis)

• Membahas pengertian arsip, langkah-langkah pembuatan arsip, teknik mengelola arsip dan pemeliharaannya.
• Membahas tentang tahapan filing yang baik dan jenis-jenis filing system yang tepat di perusahaan.
• Electronic Filing, Document Management Software (system), tren baru  dan model pelaksanaannya.

Aspek Strategis Dan Tren Ke Depan Manajemen Filing Modern: Penerapan E-Filing Dan Document Management

• Tren terbaru: Electronic Filing dan Document Management dalam bisnis.
• Beragam keunggulan dari Electronic Filing dan Document Management pada: penemuan arsip, penyusutan arsip, penilaian, pemindahan dan pemusnahan arsip.
• Alur surat keluar dan surat masuk serta alih media termasuk media digital.
• Sistem indeks dan abjad dalam filing.

TRAINING METHODE

• Presentation
• Discussion
• Case Study
• Evaluation

INSTRUCTOR :

Budi Suteja

TIME AND PLACE

• 20 – 22 Januari 2014
• Jogjakarta Plaza Hotel, Yogyakarta

TRAINING FEE

Rp.  6.800.000, – / peserta / non recidential

FACILITY

• Training Kit
• Handout
• Certificate
• Lunch + 2 X Coffee Break
• Souvenir

cforms contact form by delicious:days