IMPLEMENTATION OF ELECTRONIC FILING WITH INTEGRATED DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM AND E-MAIL HANDLING

IMPLEMENTATION OF ELECTRONIC FILING WITH INTEGRATED DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM AND E-MAIL HANDLING

Hotel Harris, Jakarta |  12 – 13 November 2012 |  09.00 – 16.30 WIB | Rp 3.500.000,00

BACKGROUND
Organisasi pada era globalisasi dengan perkembangan teknologi informasi dewasa ini sangat membutuhkan karyawan yang memahami implementasi dari konsep integrasi electronic imaging system dengan record management system dan implementasi dari electronic document management system.
Records Management System (Sistem Manajemen Kearsipan) harus diimplementasikan dengan konsep yang benar agar dapat menjadi pondasi yang kuat dalam pengembangan filing system yang modern.
Penerapan electronic imaging sytem digunakan agar organisasi dapat melakukan proses efisiensi sumber daya yang jauh lebih besar ketimbang menggunakan pengelolaan arsip dengan sistem filing yang tradisional (traditional paper filing system) dan hasilnyapun jauh lebih efektif karena file hasil scan dapat ditelusuri dan ditemukan kembali dalam suatu database pada saat diperlukan dan dalam waktu yang sangat singkat. Sehingga akan sangat memudahkan dan mempercepat pengelolaan kearsipan.
Electronics document management system diimplementasikan untuk mengelola file-file dokumen elektronik yang dihasilkan dari suatu aplikasi word processor, spread sheet, presentation dan project agar memudahkan dalam pembuatan identifikasi revisi dokumen elektronik dengan otorisasi updating revisi dokumennya sehingga dokumen elektronik tersebut dapat ditemukan dengan cepat pada saat dibutuhkan. Tentunya hal tersebut mendukung kebijakan pengendalian dokumen berdasarkan standar ISO 9001 dan mendukung kebijakan pemerintah RI dengan sejumlah regulasi dokumen yang sudah ditetapkan.
Apabila semua hal tersebut di atas sudah diimplementasikan dengan baik dan benar, maka akan sangat membantu memaksimalkan proses pelayanan, baik kepada internal customer ataupun kepada external customer, sehingga diharapkan dapat membangun image yang baik dan meningkatkan daya saing bagi organisasi tersebut.

OBJECTIVES
Setelah mengikuti pelatihan ini peserta diharapkan mampu untuk :

1. Memahami konsep dokumen dalam definisi  file, records dan archive serta tinjauan umum aspek-aspek pengelolaannya, mulai dari proses penciptaan, penyimpanan, pengambilan dan penyusutan umur dokumen sampai dengan proses pemusnahan dokumen.
2. Memahami implementasi dari 5 macam sistem penyimpanan arsip (filing system) berikut dengan 2 metode penyimpanan dan pengambilannya untuk kategori dokumen kronologis.
3. Memahami implementasi dari konsep records management system, electronics imaging system dan electronics document management system.
4. Memahami implementasi dari konsep integrasi antara electronics imaging system dengan records management system.
5. Memahami implementasi dari konsep electronic document management system.
6. Memahami implementasi prosedure & prinsip-prinsip filing system.
7. Memahami implementasi pengendalian dokumen berdasarkan standar ISO 9001. Memahami implementasi  electronic filing system dengan perangkat pendukungnya.
8. Memahami implementasi dari penggunaan software aplikasi EFIDMS (Electronic Filing with Integrated Document Management System) baik untuk modul Electronic Document Management System, modul Electronic Imaging System dan modul Record Management System,  lengkap dengan penggunaan scanner,  printer dan kamera digital.
9. Memahami faktor-faktor kunci keberhasilan implementasi filing system dalam organisasi.

Outline :

• Understanding document of the definition files, records and archive.
• Understanding the definition of the documentation
• Understanding the difference between documentation and archives.
• Understand the procedure handling incoming mail and outgoing mail.
• Understanding the general ilustration of document create, storing, retrieval, retention and destruction.
• Understanding the life span of records  in records management with steps activities.
• Understanding the following definition of archival administration.
• Understanding the filing system with infrastructure and support tools.
• Knowing the percentage calculation of the ratio of document retrieval accuracy.
• Knowing the following types of archive storage system.
• Understanding implementation of document control based on ISO 9001.
• Understanding the factors that support the strategic key to success in the implementation of electronic filing management system.
• Implementation of application process for Records Management System in EFIDMS software.
• Implementation of application process for Electronic Document Management System in EFIDMS software.
• Implementation of application process for Electronic Imaging System in EFIDMS software with using Scanner and Digital Camera.
• How using operation steps of Electronics Imaging System link to Records Management System.
• How using operation steps for Security Management Information System implementation.
• How using operation steps for Document Control process.
• How using operation steps for Document Distribution process.
• How using of Electronic filing operation steps for Document Update process
• Document search process for soft and hard documents through five method.
• Process convert picture files from digital cameras to document file office 2007
• Implementation process of sending e-mail soft document directly through EFIDMS software.
• Cases study.

Pembicara :

ERAWAN SUPRIATNA, S. Kom

Praktisi & trainer yang mempunyai pengalaman lebih dari 15 tahun menjadi instructor / trainer di beberapa lembaga pelatihan swasta, instansi pemerintah / swasta  di Jakarta, mulai tahun 1992 – 2003, antara lain  di PT. Asiana IMI Industries, Tbk.,  PT. COMBIPHAR,  di PT. LG Philips Display Devices Indonesia, PT. LG Electronics Indonesia, PT. LG Innotek Indonesia dan PT. Harita Prima Abadi Mineral (Mining Company).

Pernah menjabat sebagai Manager Training & Development di perusahaan swasta dan perusahaan jasa konsultan. Jabatan terakhir adalah sebagai Direktur Training & Development di perusahaan swasta IT training and consulting. Sekarang beliau menjadi Trainer dan consultant di beberapa perusahaan provider training and consulting.

Beliau termasuk dalam tim konsultan database analysis dan pengembangan software database management system.  Aktif di dalam proyek-proyek pelatihan database analysis, baik di instansi pemerintah, swasta, organisasi perbankan dan asuransi.

Selain tema pelatihan tersebut di atas, beliau juga memberikan pelatihan IT sebagai berikut :

IT Infastructure Library (ITIL v3.1), Amazing Presentation for Powerful Presentation with PowerPoint 2010, Best Practices Implementation of Word 2007 for Business, Excellent Automation Process with Visual Basic Application Excel2007, Implementation of Electronics Filing & Document Management System, Implementation of Financial Accounting Information System, Implementation of Payroll Administration Information System, Mastering Excel 2007 Beyond For Data Processing Automation, Powerful Data Analysis and Dashboard Summary Report with Excel2007, RDBMS Application Development with Access 2007, Control Object for IT (COBIT v.4.1), Managing of Information Technology Investment.

JADWAL & LOKASI PELATIHAN :

Jadwal:

• 12 – 13 November 2012, Pkl. 09.00 – 16.30 WIB

Lokasi:

Hotel Harris, Jakarta

Investasi:

• Rp 3.500.000,-/Peserta

Setiap peserta akan memperoleh ‘Certificate of Accomplishment’, Gandaan Materi baik hardcopy (makalah) maupun softcopy (CD Materi), dan konsumsi (makan siang dan 2xmeals).

cforms contact form by delicious:days